Propuesta para la creación de una Unidad de Correspondencia en Colegios

INTRODUCCIÓN

Esta propuesta consiste en orientar a los funcionarios de Colegios o Instituciones Educativas en la implementación de la Ventanilla Única o Unidad de Correspondencia; para ello es necesario identificar algunos términos relacionados con la gestión documental que se darán a conocer a la misma.

La Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. La Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación. 

Por lo tanto todos los Colegios o Instituciones Educativas deben acogerse al amplio marco normativo que existe con los procesos de la gestión documental, desde la producción hasta la disposición final de los documentos.

OBJETIVOS

Objetivo General: Establecer pautas para la creación e implementación de la Ventanilla Única en los Colegios o Instituciones Educativas conforme a lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001.

Objetivos específicos: 

• Establecer los pasos metodológicos para la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales.
• Orientar a los funcionarios de las Instituciones Educativas, sobre los procedimientos en cuanto al manejo de las comunicaciones oficiales.
• Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de comunicaciones oficiales. 

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. 

Funciones de la Ventanilla Única:

Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

Notas: Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. 

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. 

PROCESO DE RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES

Pasos para la recepción de documentos:

Recepción:

Es el procedimiento establecido en las organizaciones, en lo que tiene que ver con la admisión de documentos.

Clasificación:

Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:

• Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Este grupo se denomina documentos radicables.
• Comunicaciones personales: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. Éstas no generan trámites para las instituciones. 

Apertura:

Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

Revisión: 

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación.

En caso de no cumplir con los requisitos correspondientes como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación.  

Radicación:

Radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío.

Registro:
Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.
La Unidad de correspondencia registra la comunicación oficial con los siguientes datos:

• Nombre de la persona o entidad remitente o destinataria
• Nombre o código de la dependencia competente
• Número de radicación
• Nombre del funcionario responsable del trámite. 

Distribución o reparto:

Una vez las comunicaciones registradas, se procede a la distribución o reparto de las mismas hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

 

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Pasos en el despacho de documentos:

Elaboración:

Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación. En la elaboración de los documentos administrativos como de comercio; se deben reflejar los criterios citados por la guía técnica 185 (ICONTEC).

Firma:

La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo, dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su expedición.

Traslado de documentos: 

El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

Verificación:

En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación, sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y trámite, según la clase y naturaleza del documento. 

Embalaje o empaque: 

El empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto. Pero cuando se habla de la gestión documental se entiende por empaque al sobre, envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material, donde se guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario. 

Símbolos:

En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales.

Numeración, fechado y radicación:

Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite

Registro:

Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento, generalmente se traza un diseño específico según la empresa y los criterios documentales que se tengan en ella. Cuando la correspondencia está orientada a dar una respuesta, no sólo se registran los criterios de su salida o despacho sino que se anota también el consecutivo y fecha del documento que antecede a éste.

Separación:

En esta etapa se procede a verificación puesto que algunos documentos  llevan como soporte de sus contenidos, anexos que constituyen parte fundamental en el momento de su salida hacia otra dependencia o un destinatario externo.

                                        

Envío:

Para realizar esta paso es muy importante tener claridad sobre la forma de envío que se desea realizar, en qué nivel geográfico se va a realizar y cuáles serán las condiciones de empaque y seguridad que garantizarán que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia

                 

 

En la próxima publicación mostraremos algunos formatos a tener en cuenta para el manejo de las comunicaciones.